秘书学概论大学期末考试复习题

柔情只为你懂 2024-03-17 09:46 139阅读 0赞

论述题  
1. 秘书的涵义是什么？秘书的类别和层次是什么？  
答： 秘书： 掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员。  
类别： 1 ）机关秘书 2 ）企业秘书 3 ）私人秘书 4 ）商业秘书 5 ）涉外秘书  
层次： 1 ）高级秘书 2 ）中级秘书 3 ）初级秘书  
2. 秘书工作的主要内容是什么？其主要特点是社么？  
答：主要内容： 1 ）文书撰写 2 ）文书制作 3 ）文书处理 4 ）档案管理 5 ）会议组织 6 ）调查研究 7 ）信息资料工作 8 ）信仿工作 9 ）接待工作 10 ）协调工作 11 ）督查工作 12 ）日程安排 13 ）日常事务 14 ）办公室管理 15 ）其他临时交办事项  
特点： 1 ）辅助性 2 ）综合性 3 ）机密性 4 ）服务性  
3 ．什么是秘书学？秘书学主要研究哪些内容？  
答：秘书学 是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科，是一门综合性，应用性的科学。  
秘书学研究内容： （ 1 ）研究我国秘书工作的现状，了解内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（ 2 ）研究中央秘书机关对秘书工作的指示、规范与要求；（ 3 ）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遣产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分。（ 4 ）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；（ 5 ）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。  
4 ．秘书工作机构设置原则是什么？秘书工作机构的性质是什么？  
答：设置原则： 一是精简原则；二是纵向层次量少；三是横向幅度可适当加大。  
性质： 1 ）机密性 2 ）辅助性 3 ）综合性 4 ）服务性  
5 ．秘书工作机构是的职能是什么？秘书工作机构的原则是什么？  
答：职能： 1 ）助手职能 2 ）参谋职能 3 ）枢纽职能 4 ）协调职能 5 ）保密职能 6 ）公关职能  
工作原则： 1 ）明确职责、权限、目标、任务 2 ）制定秘书工作的各项制度和标准 3 ）分清主次，有条不紊 4 ）科学地安排工作程序 5 ）准确细致，切实无误 6 ）迅速果断，讲求时效 7 ）忠到职守，安于职分 8 ）加强教育、管理，不断提高素质、能力  
6 ．秘书班子怎样才能做到群体优化？  
答： 秘书群体的科学组合应遵从 “ 异质结合 ” 的原则，即由不同的专长，学历、能力、年龄、以及性格、性别的人员组合。群体优化的第二个条件是合理分工，密切合作。分工的原则是职才相适，要使职得其人，人尽其才。  
7 ．秘书部门管理包括哪些内容？  
答： 1 ）机构与部门职责 2 ）岗位责任制 3 ）工作程序和工作方法 4 ）信息系统 5 ）办公自动化  
8 ．秘书应具备哪些能力？  
答： 1 ）写作能力 2 ）口头表达能力 3 ）听知能力 4 ）阅读概括能力 5 ）社交活动能力 6 ）协调能力 7 ）观察分析能力 8 ）应变能力 9 ）使用先进办公器械的能力 10 ）预测能力  
9 ．秘书应当具有哪些职业道德？

答： 1 ）忠于职守 2 ）严守机密 3 ）恪守信用 4 ）文明礼貌 5 ）廉法奉公  
10 ．秘书处理人际关系一般准则有哪些？  
答： 1 ）尊重 2 ）礼貌 3 ）乐于助人 4 ）赞美他人 5 ）宽容与体谅 6 ）公允  
  
论述题（第五章至第六章）  
1. 秘书人员的办公室管理有哪些方面？  
答： 广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理。  
2. 秘书人员的接待工作应当遵循哪些原则？秘书人员应当怎样做好日程安排工作？  
答：原则： 1 ）文明礼貌 2 ）负责 3 ）与人方便 4 ）讲求时效 5 ）按制度办事 6 ）遵守纪律  
安排工作： 1 ）服从于组织的总目标和整体计划 2 ）区分轻重缓急 3 ）随时补充、调整 4 ）提示和督促 5 ）酌留弹性、劳逸结合  
3. 督查工作应遵循哪些原则和程序？  
答：原则： 1 ）领导负责 2 ）分级负责 3 ）实事求是 4 ）不直接办案 5 ）讲求时效  
程序： 1 ）查办立项 2 ）查办通知 3 ）催办 4 ）直接调查 5 ）商讨处理 6 ）结案反馈 7 ）立卷归档  
4. 秘书保密工作主要有哪些方面？有什么意义？保密工作的方针是什么？

答：方面： （ 1 ）文件保密 （ 2 ）会议保密 （ 3 ）通迅保密 （ 4 ）电脑保密 （ 5 ）涉外保密  
意义： （ 1 ）在政治上，保障国家安全 （ 2 ）在军事上，确保战争胜利 （ 3 ）在经济上，是保障国家利益，取得竞争胜利的重要条件  
方针： （ 1 ）积极参与防范 （ 2 ）突出重点 （ 3 ）既确保国家机密，又便利各项工作。  
5. 秘书应怎样管理并使用公章和介绍信？  
答：公章的保管： 公章由单位主管指定专人（一般为秘书）保管并使用。公章应放置在机要室或办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上 , 应由保管人随身携带，也不可委托他人代管。  
公章的使用： 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等用项详细登记。  
介绍信的保管： 正式介绍信通常为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视，不可缺页或丢失。  
介绍信的使用： 凡领用介绍者须主管批准，秘书不得擅自开具发放。开具介绍信时应由秘书自己填写领用人姓名、身份，去往何单位、联系保业务、领用日期、有效期限等项，正本和存根必须一致。与落款处及骑缝线上应加盖两次公章。秘书不得委托他人或让领用人自己填写盖章，尤其不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人 , 否则 , 出了事故秘书要负责任。  
6. 秘书为什么要做好值班工作？  
答： 一般的政府机关、企事业单位的行政部门都是实行 8 小时工作制。白天工作，夜间休息。我国还实行每周双休日制。这样，一年 365 天，有 52 个星期六、日，再加上 10 天法定假日，共有 116 天是非工作日。可是交通、生产、医疗、安全等部门都是每日 24 小时连续工作的，何况业务联系、人来人往、信息传递、自然变化也不可能都限制在工作时日之内，尤其是国际交往、世界性业务还涉及到不同时区，这些都需要行政部门采取补充办法，就有了秘书的值班工作。在节假日也安排人员值班，以维持机关、单位不停地运转，各项工作不至于中断或延误。  
7. 秘书写作有哪些特点？其过程是怎样的？  
答：特点： 1 ）代单位立言，非个人意愿  
2 ）集体成果，非个人创作  
3 ）内容真实、实用、客观、符合政策  
4 ）语言要求流畅、平实、简洁、规范  
5 ）讲究文体格式  
过程： 1 ）立意 2 ）选材 3 ）结构 4 ）文字表达 5 ）修改 6 ）审核  
8. 秘书写作的原则和要求是什么？文书处理的原则和要求是什么？  
答：秘书写作的原则 ： 1 ）符合方针、政策、法令、法规； 2 ）二是忠于机关制文意图； 3 ）是坚持实事求是的精神。  
秘书写作的要求： 1 ）信息量大，措施具体，指示性强  
2 ）内容高度概括，语言表达实用、精确  
3 ）用材精要，语言深入浅出，主题富有个性  
4 ）讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味  
文书处理的原则： 文书处理必须准确、及时、安全、保密，加强集中统一管理，坚持实事 求是，按要求和规定进行的原则。  
文书处理的要求： 1 ）必须准确、周密、确保质量  
2 ）必须及时、迅速、注重时效  
3 ）必须做到安全、可靠，确保国家机密  
4 ）必须加强集中统一管理。  
5 ）必须坚持实事求是，按要求和规定进行。  
6 ）精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义。  
9. 收文和发文的办理程序是怎样的？  
答：收文办理程序： 1 ）签收、拆封和登记 2 ）分办和传阅 3 ）拟办与批办 4 ）承办、催办和注办。  
发文办理程序： 1 ）拟稿、审核、与签发 2 ）缮印与校对 3 ）用印、登记与封发  
10 ．怎样进行公文立卷？怎样进行案卷归档？  
答：公文立卷的基本方法：

1） 根据文件的特征组卷，即问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。  
2 ） “ 六个特征 ” 在组卷时应灵活运用，即在一个案卷之内结合使用两个、三个甚至四个特征立卷，是比较科学可行的办法。  
3 ）适当照顾文件的保存价值组卷，划分文件的保管期限，分为永久保存的、长期保存的（保管期限为 16-50 年）、短期保存的（ 15 年以下）三种形式。  
案卷归档： 文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案集中保管，称为 “ 归档 ” 。  
1. 归档范围，也即文书立卷的范围，指机关在工作活动中形成和使用的文件以及其他有关的材料（包括照片、图表、印模、录像带等）。  
2. 归档时限。一般应在第二年上半年向档案部门移交。  
3. 归档要求：  
应归档的文件材料必须齐全、完整；  
文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；  
归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值、分类整理、立卷，案卷标题应简明确切。  
机关档案室在接收案卷时，应按照时以上要求对案卷检查验收。  
移交目录一式二至三份，一份经签字后留公文处理部门使用，另外一至二份交机关档案室保存。  
  
11. 会议的要素是什么？会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？  
答：会议的要素， 即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。  
会前准备： 1 ）会议计划和成本预算 2 ）文件准备 3 ）会场准备 4 ）会议议程、程 序的似定 5 ）会议通知的发送

会间准备： 1 ）会场的组织与服务 2 ）会议信息的收集与编发 3 ）会议文件的起革  
会后工作： 1 ）会后事务 2 ）会议文书立卷 3 ）会议传达 4 ）会议决议的催办  
12. 试拟一份跨地区的工作会议通知。  
答： 通知的构成：标题、主送机关、正文、落款和日期  
13. 某公司要召开董事会，试拟会议议程和程序表。  
答案略  
14. 信访工作的要素是什么？信访工作有哪些用作用？  
答： 信访工作由信访者、信访受理者、信访关系、信访工作四个要素构成。  
信访工作的作用： （ 1 ）参政议政作用（ 2 ）监督控制作用（ 3 ）信息反馈作用（ 4 ）化解矛盾作用（ 5 ）公关形象作用  
15. 信访访办理和信访处理应遵循怎样的原则？  
答： 1 ）办理原则，信访工作的办理原则是： “ 分级负责，归口办理 ”  
2 ）处理原则，信访的处理原则是 “ 以事实为根据，以党的政策和国家的法律为准绳，区别情况，实事求是地进行处理。

16. 信访处理的程序和方法是怎样的？  
答：程序： 1 ）受理、登记 2 ）立案、呈批 3 ）承办、交办、转办 4 ）调查、处理 5 ）催办、回告 6 ）审查、结案 7 ）复信、督查 8 ）总结、综合研究工作 9 ）立卷  
17. 沟通有哪些类型和方法？  
答：沟通的类型： 1 ）单向沟通 2 ）双向沟通 3 ）多向沟通  
沟通的方法： 1 ）直接沟通 2 ）间接沟通 3 ）明示沟通 4 ）暗示沟通  
18. 协调的哪些作用？应当遵循哪些原则？  
答：作用： 1 ）缓解矛盾 2 ）消除误会 3 ）积极平衡 4 ）融洽关系  
原则： 1 ）政策指导原则 2 ）公正无私原则 3 ）平等、尊重原则 4 ）统筹兼顾原则 5 ）随机应变原则  
19. 秘书协调有哪些主要内容？  
答： 1 ）政策协调 2 ）地区关系协调 3 ）部门关系协调 4 ）工作关系协调 5 ）会议协调 6 ）领导关系协调 7 ）人际关系协调 8 ）股东关系协调 9 ）职工关系协调  
20 ．秘书协调的主要步骤和方法是怎样的？  
答：主要步骤： 1 ）摸清情况 2 ）找出症结 3 ）提拟方案 4 ）反复磋商 5 ）督促落实 6 ）检查反馈  
方法： 1 ）信息沟通法 2 ）宣传教育法 3 ）中介法 4 ）在同存异法 5 ）冷处理法 6 ）避虚就实法 7 ）先易后难法 8 ）步步为营法 9 ）场景变换法 10 ）交谈法

1 ．秘书学

秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。通俗地说秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

2 ．平行

平行文是指互相没有隶属关系的单位、机关之间或同级机关之间的一种行文，如“函”，“通知”。

3 ．秘书工作机构

秘书工作机构是行政组织内的综合办事机构和参赞性机构。

4 ．协调

协调就是通过协商、沟通、调和、调解、调节，使产生隔阂、失调、差异及至矛盾的各方消除隔阂、彼此理解、互谅互让、求同存异，使矛盾得到解决，达到政令统一、目标一致、步调一致、团结一致，从而产生改造社会、创造精神文明和物质财富的巨大力量。

5 ．督查

督查是指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

6 ．保密

保密就是知悉无形秘密或掌握有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。